ERP導入プロジェクトでは、課題の数と時間を正確に予測することが重要です。私の経験から、通常、約300件のTo Doリストや課題が発生することが予想されます。これを時間に換算すると、300件×16時間/1件あたりで4,800時間となります。管理作業にかかる時間を加えると、約6,000時間が必要になります。ITベンダーの作業時間は全体の約20,000時間ですので、課題に関連する作業時間は全体の30%を占めます。
課題の影響はWBS上のタスクにも及びます。つまり、課題を解決しないと、タスクの進捗に支障が生じる可能性があります。例えば、原価計算の実機検証をする前に、課題となった原価要素や原価ドライバーを定義する必要があります。そのため、課題とWBS上のタスクに前後関係を付けます。ただし、多くのプロジェクトでは課題をExcelやプロジェクト管理の課題一覧表などで管理しており、課題が起票されるたびにそれをタスク化してWBSに追加し、他のタスクとの前後関係を関連付けることは手間がかかりすぎるため、実際にはできていないことが多いです。
ところが、最新のアプリケーションを活用することで、この問題を解決することができます。課題が起票されるプロセスがそのままWBS上のタスクとなります。もちろん、課題をタスク化することで担当者を割り当てることができますので、プロジェクト管理者はWBS上のタスクの進捗を見ながら課題管理一覧表との関係を確認する必要がありません。さらに、最近のアプリケーションはすべての進捗をAIで自動的に知らせてくれますので、プロジェクトは誰にでもわかりやすく健全に推進することができます。