ERP導入プロジェクトは、タスクが2,000以上にもなります。これを50人以上のプロジェクトメンバーが共有してプロジェクトを運営します。タスクへのリソース割り当て、進捗報告、レビューと承認など、注意を怠るとプロジェクトの状況はすぐに見えなくなります。見えなくなるとお客様は不安を抱き、より詳細な報告を求める様になります。遅れが生じると、発生原因と再発防止策を求められます。お客様が不安になるとベンダーの仕事が増えるのです。それがさらにプロジェクトの進捗を悪くさせることもあります。こうなってくるとお客様は不安が不満にエスカレートするのです。
そうならないために、プロジェクト管理者は、日々進捗を抑えようと奔走します。しかし、混乱の中では、プロジェクトメンバーから不正確な報告や、報告すらないといったことが起きます。これらを避けるのは容易ではありません。従来型の管理ツールも問題の一因です。プロジェクト管理をExcelで行なっていたり、WBSと課題管理や要求管理が別々のソフトウェアであるとしたら、それはもはや限界に来ているでしょう。
Bifコンサルティングでは、プロジェクト管理にワークマネージメントアプリケーションのWrikeを活用します。
プロジェクトの全てのタスクをWrikeで管理します。全てとは、課題管理や要求管理、リスク管理、インターフェース一覧、200から300あるデータ移行のファイルレベルまで全てを含めるということです。
具体例をあげます。課題はWrikeのリクエストフォームで起票します。起票されるとWrikeの課題管理フォルダーへ自動で登録されます。課題は今説明した様な起票をされることもあれば、会議中に起案されることもあります。むしろその方が多いでしょう。会議中に上がった課題は、その会議中の議事録に課題を記入して、それをサブ項目にします。そうすると、その課題も自動で課題管理フォルダーに登録されます。発生起点となった会議タスクと同期が取られているので、課題のルーツを辿るのに便利です。課題がWBS上に上がることで、他のタスクと前後関係を持てます。これにより、「この課題は、どのセッション前に終わらせなければならないのか？」や「クリティカルパス上の課題なのか？」が、わかる様になります。
もう一つ例をあげます。要求管理についてです。ビジネス要求やMUSTの業務要求は、プロジェクト開始前に既に起票されていますから、先ずはそれらをWrikeのリクエストフォームで登録します。登録された要求はWrikeの要求バックログフォルダーに格納されます。次に、これらの要求を検証するビジネスプロセスタスク下に移動します。こうすることで、起票された要求が、どのビジネスプロセスで検証されるかが、明確になるので抜け漏れを防げます。検証された要求タスクにはソリューション要求が記載されます。ソリューション要求に拡張機能開発が必要な場合は、Wrike上で拡張機能の承認プロセスを経てから、その拡張機能“要求”タスクを拡張機能“開発”タスクへ変換します。この様にあらゆるタスクがWrike上で一元管理されるのです。
もう一点、Wrikeの機能で便利なのが、ワークフローです。これは、タスクのステータスを管理する機能です。ワークフローは、タスクの種類（Wrikeでは項目タイプと言う）ごとに設定できるので、例えば、要求タスクであれば、承認ステータスを加えたり、会議タスクであれば、シンプルに「新規→調整中→計画済→完了」にするなどタスクの種類に応じたステータスにしています。
作業実績時間の報告も容易です。プロジェクトメンバーは。作業時間をタイムシートに毎日報告します。Wrikeのタイムシートは、所定の週に割り当てられているタスクのみを担当者ごとに、曜日とタスクのマトリックスで表示するので、手間をかけずに報告できます。毎日の報告を受けることで、予定より時間がかかっているタスクや新人が担当しているタスクは、承認日を待たずして、状況を確認したり、意見を求めたりできます。
あらゆることを全てタスクとしてWrikeに上げることで、進捗状況を可視化するだけではなく、Wrikeに備わっているAIが進捗を監視して、必要に応じてお知らせしたり、時には更新を代行してくれます。Mr.D期限ばかりを気にするマネージャー、で述べた納期管理はほとんど必要なくなるのです。そうなるとプロジェクト管理者は、真価を問われることになります。プロジェクト管理者は、一層のプロジェクト”品質”管理能力を求められるのです。SaaSタイプのERPの品質をどの様に管理するかは、「SaaSタイプのERPにおけるプロジェクト品質-要求管理編-」でお伝えします。
BifコンサルティングはWrike Japan株式会社とパートナー契約を締結しています。我々は、Wrikeを用いたSaaSタイプのERP導入をWBS作成やコンセプトからアドバイスいたします。どうぞ、お気軽にご相談下さい。